Ostatnio wiele się mówi o przejściu na czterodniowy tryb pracy. Przy tym temacie wielokrotnie wspomina się także o odpowiedniej organizacji pracy i o tym, jak efektywnie zarządzać czasem pracy przy tak dużej zmianie. Faktycznie, ma to ogromne znaczenie! Dobra organizacja pracy gwarantuje korzystniejsze wykorzystanie czasu, środków i własnych sił, a także pomaga osiągać lepsze wyniki i szybciej uporać się z zadaniami. Co na nią wpływa? Tym zajmiemy się w poniższym artykule.

Co to znaczy organizacja pracy?

Organizacja pracy to inaczej odpowiednie ułożenie i priorytetyzacja obowiązków, które mamy do wypełnienia w ramach codziennej pracy. Może polegać na ułożeniu spraw do zrobienia w listę zadań i podejmowaniu decyzji, które z nich są najważniejsze lub najpilniejsze do wykonania. Takie podejście do sprawy pomaga efektywnie pracować i sprawia, że czas pracy jest skuteczniej wykorzystywany.

Dlaczego organizacja pracy jest ważna?

Wielu pracowników marnuje swój czas, zajmując się rzeczami, które albo nie należą do ich obowiązków, albo są w ogóle niezwiązane ze zleconą pracą. Wpływa to na efektywność pracy, a co za tym idzie na rozwój i przychody firmy. Wniosek jest prosty: organizując swoją pracę prawidłowo, po prostu zyskujemy czas.

Najczęstszymi powodami „marnowania” czasu wśród pracowników są:

  • wpływ pożeraczy czasu – telefon, internet, rozmowy o niczym z innymi pracownikami, oglądanie śmiesznych filmików na YouTube,
  • zła organizacja biura – chodzi tu zwłaszcza o przeludnienie w biurach. Gdy w biurze jest za dużo osób, sprzyja to pogaduszkom, na biurkach brakuje miejsca na potrzebne dokumenty i urządzenia (np. drukarka, ksero),
  • brak motywacji – pracowników, którzy mają niskie pensje, a także nie znają celów operacyjnych czy strategicznych firmy ciężko zmotywować do pracy, a im samym trudno im się skupić na zleconych zadaniach,
  • złe zarządzanie i brak delegowania zadań – wiele osób zarządzających pracą innych pracowników nie wie, że robi to źle. Często zlecają sprzeczne ze sobą zadania, przeładowują kompetentnych pracowników zadaniami całego zespołu, wykorzystują brak asertywności poszczególnych osób, zmuszają podwładnych do skrócenia przerwy z uwagi na pilne zadania.

Kilka wskazówek, jak poprawić organizację pracy własnej

Najprostsze zmiany, które można wprowadzić od razu, w dodatku niskim kosztem, możemy podzielić na trzy główne bloki:

  1. Lepsza organizacja czasu pracy

    Trudne do osiągnięcia, ale warte swojej ceny. Najprostszym sposobem będzie wyeliminowanie rozpraszaczy. Mówimy tu o zablokowaniu dostępu do stron niezwiązanych z pracą, pozbyciu się z zasięgu wzroku prywatnego telefonu. Dobrym rozwiązaniem jest też wprowadzenie jasnych zasad dotyczących przerwy i odpoczynku. Wbrew pozorom pięciominutowa przerwa na każdą godzinę pracy przy komputerze jest potrzebna nie tylko ze względu na zasady BHP, ale również ze względu na efektywność pracy.

  2. Lepsza organizacja własnej pracy – prawidłowe określenie zadań i zarządzanie nimi

    Łatwo mówić. Większość z nas jest przeładowana zadaniami, ma niejasno określony ich zakres (umowa swoje, a zadania do wykonania swoje) i często nie ma nawet czasu spokojnie zjeść posiłku w oderwaniu od pracy. Nie mamy więc ochoty myśleć wtedy dodatkowo o planowaniu czy organizacji czasu pracy.

    Trzeba wiedzieć, kiedy powiedzieć stop. Zwłaszcza gdy zadania, które dostajemy do wykonania, wykraczają poza nasz zakres obowiązków i nie dotyczą stanowiska, które piastujemy. Przy projektach wieloosobowych zadbajmy o jasny podział zadań, nauczmy się delegować niektóre obowiązki, a przy indywidualnych – jasno określmy, które etapy są najistotniejsze i które najpilniejsze. Nie pozwólmy jednak, aby odkładanie na ostatnią chwilę mniej ważnych spraw weszło nam w nawyk.

  3. Lepsza organizacja miejsca pracy, czyli porządek i wygodne rozwiązania na stanowisku pracy

    Niewygodna prawda jest taka, że to, jak prezentuje się nasze biurko, wpływa na jakość naszej pracy. Wiele osób twierdzi, że bałagan na stanowisku im nie przeszkadza i bez problemu mogą odnaleźć dowolną, potrzebną rzecz. To prawda… tylko po jakim czasie?

    Co więc możemy zrobić? Jest kilka prostych rozwiązań, dzięki którym mniej czasu poświęcimy na niepotrzebne działania:

    • zbędne rzeczy do szuflady – nie ma sensu trzymać wszystkiego na biurku, to nas tylko rozprasza i odciąga wzrok od celu,
    • stałe elementy wystroju odkładajmy na swoje miejsce – kiedy coś leży na stałym miejscu, daje nam poczucie ładu i harmonii. Długopisy w kubku, kubek na podkładce, dokumenty w organizerach, drobne elementy w pudełku itd.,
    • otoczenie w harmonii – rzeczy, które budują nasze otoczenie, też wpływają na efektywną pracę. Segregatory ułożone i opisane, kable upięte i ułożone w korytkach, meble i dekoracje równo postawione. To wszystko pomaga nam w skupieniu i nie odciąga niepotrzebnie uwagi,
    • wielkość i jakość mebli – podobno aż jeden na trzech pracowników pracuje przy zbyt małym biurku w stosunku do pracy, jaką wykonuje. Efektywne zorganizowanie własnej przestrzeni jest w takich warunkach albo trudne, albo wręcz niemożliwe. Wynika to z doboru złej jakości mebli albo mebli o niestandardowych wymiarach do biur, gdzie te meble nie pasują. Rozwiązanie jest banalnie proste. Meble biurowe na wymiar dają możliwość rozwiązania części problemów z organizacją przestrzeni i dopasowania otoczenia do swoich potrzeb. Jakość materiałów i solidność wykonania też jest ważna – mamy wtedy gwarancję, że meble będą służyły wiele lat i nie rozpadną się w ciągu roku ani nie odkształcą pod ciężarem komputera i urządzeń biurowych.

Efektywny odpoczynek poza pracą

Mówi się, że człowiek wypoczęty jest lepiej zorganizowany i efektywniej wykorzystuje swój czas, z kolei dobra organizacja zadań przekłada się na dłuższy odpoczynek. Chcesz dobrze pracować i dłużej odpoczywać – zorganizuj się! Niestety zmiana wieloletnich przyzwyczajeń i nawyków, które w nas siedzą, nie jest łatwa. Metodą małych kroczków uda Ci się jednak wypracować dobre planowanie i wkrótce nauczysz się ustalać priorytety. Niech skuteczne zarządzanie własnym czasem będzie z Tobą!